Business Intelligence

Aufgabenstellung

Mitarbeiter mehrerer Abteilungen nehmen unterschiedliche Aufgaben innerhalb eines Unternehmensprozesses war. Die Abfolge der Arbeitsschritte, sowie jeder einzelne Arbeitsschritt sind genau festgeschrieben, sodaß die Mitarbeiter im Wesentlichen nur den Anweisungen folgen. Es gibt jedoch immer mal wieder Ausnahmesituationen, die in den Arbeitsanweisungen nicht beschrieben sind. In der Regel reagieren die Mitarbeiter gemäß ihrer Kompetenz selbst darauf oder sie wenden sich an den Vorgesetzten, bzw. Prozessverantwortlichen.

Der Prozess soll nun durch ein Workflow System unterstützt werden. Die üblichen Erwartungen, die einer solchen Entscheidung zu Grunde liegen sind:
Dem gegenüber stehen:
Sonderfälle, die in der Umsetzung nicht berücksichtigt wurden, führen während des Betriebs zu Ausnahmesituationen. Die meisten Engines reagieren darauf mit Fehlern beim Versuch, die nächste Aktivität auszuführen. Bei con:cern bleiben die Subjekte einfach hängen, denn es gibt keine "nächste Aktivität".

con:cern in der Praxis

Aufgrund der 1:1-Abbildung der Prozessbeschreibung in Java Code geht die Entwicklung sehr effizient vonstatten. Sie ist zudem in hohem Maße parallelisierbar. Einzelne Aktivitäten lassen sich isoliert testen und in Betrieb nehmen.

Interessant ist, daß schon in der Analysephase des Projekts, die Vor- und Nachbedingungen der Aktivitäten erhoben werden und daß alle relevanten Informationen bei den Mitarbeitern vorhanden sind. Typischerweise weiß jeder Mitarbeiter, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit er seine Arbeit erledigen kann. Er weiß auch, welche Voraussetzungen manchmal nicht erfüllt sind.

Tipp: Während der Analyse, Umsetzung und Inbetriebnahme eines Unternehmensprozesses ist man sehr stark auf die Kooperation der Mitarbeiter angewiesen, deren Aufgaben durch den Einsatz der Software automatisiert, bzw. unterstützt werden sollen. Da niemand gerne am eigenen Stuhl sägt, sollten diesen Mitarbeitern frühzeitig eine Perspektive in Form von neuen Aufgaben im Unternehmen angeboten werden.

Durch Ersetzen von User-Aktivitäten durch System-Aktivitäten kann der Automatisierungsgrad schrittweise erhöht werden.

Funktionsweise des con:cern Supervisor

Steht für ein Subjekt keine passende Aktivität zur Verfügung, stellt eine Bewertungseinheit fest, ob die Bearbeitung des Subjekts bereits abgeschlossen ist. Die Bewertung erfolgt - ähnlich wie die Auswahl der Aktivitäten - durch die Prüfung von Bedingungen. Sind diese Abbruchbedingungen nicht erfüllt, wird es in eine besondere Arbeitsliste eingestellt und steht zur manuellen Bearbeitung durch den Supervisor an. Business Intelligence versorgt den Supervisor mit einer Menge von Informationen über bereits ausgeführte Aktivitäten und Gründe für jede Aktivität, warum sie jetzt nicht ausgeführt werden kann. Der Supervisor bekommt in einer Maske alle Eigenschaften des Subjekts angezeigt und kann sie verändern, bzw. ergänzen. Entsprechend den Änderungen wird dem Supervisor gezeigt, welche Aktivitäten nun ausgeführt werden können. Nach Abschluß der Bearbeitung setzt con:cern den Prozess an der dem Zustand des Subjekts enstprechenden Stelle fort. Alternativ kann der Supervisor das Subjekt auch aus dem Prozess nehmen.
Business Intelligence kann neue Useraktivitäten vorschlagen, wenn häufig vergleichbare Sonderfälle auf ähnliche Weise behandelt werden. Die Useraktivität besteht dann aus einer Maske, in der nur die Felder editierbar sind, die in die Behandlung eingeschlossen waren. Die neue Aktivität kann dann einem Benutzerkreis zugeordnet werden. Außerdem können neue Abbruchbedingungen vorgeschlagen werden, wenn häufig ähnliche Subjekte aus dem Prozess genommen werden. Auf diese Weise lernt der Prozess immer mehr über das Business und es werden immer mehr Sonderfälle berücksichtigt.

Im Beispiel müßte bei Subjekten mit der Eigenschaft "blaues Stäbchen" die fehlende Information eintragen werden, sodaß sie z.B. die Eigenschaft "gelber Kreis" haben. Treten im Betrieb später sehr häufig blaue Stäbchen auf, könnte Business Intelligence die passende Useraktivität vorschlagen, mit der es möglich ist, die Informationen nachzutragen.

Business Intelligence in der Praxis

Sonderfälle führen nicht zum Erliegen des Prozessflusses, sondern können manuell bearbeitet werden. Dadurch wird nicht nur eine höhere Robustheit erreicht, sondern es ist auch eine bewußt unvollständige Umsetzung von Prozessen möglich, bei der nur die Regelfälle berücksichtigt werden. Dies ist in vielen Fällen wirtschaftlicher und praktikabler als der Versuch, Prozesse in jeglicher Hinsicht vollständig zu implementieren. Die Behandlung von Sonderfällen kann schrittweise nachgerüstet werden.

Die Dynamik des Unternehmens wird nicht durch mangelnde Flexibilität der umgesetzten Prozesse eingeschränkt. Wenn nötig, ist ein manueller Eingriff bis hin zur manuellen Steuerung des Prozessflusses möglich.

Conclusio

con:cern ist optimal für die Anforderungen mittelständischer und großer Unternehmen geeignet. Besonders bei der Behandlung von Sonderfällen, bietet die Verbindung von con:cern mit Business Intelligence große Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Ansatz. Selbst Prozesse, die sich aufgrund der Dynamik des Unternehmens häufig ändern, lassen sich kostengünstig umsetzen und zeitnah anpassen.